Los empleados demandan la videoconferencia para evitar los viajes de negocio

El uso de sistemas de comunicación visual equilibra la ecuación trabajo-vida privada
Más del 70% de los negocios comienzan a notar la demanda de herramientas informáticas por parte de los empleados, como la videoconferencia, para relacionarse dentro de la propia organización y con los clientes, según un estudio llevado a cabo por la empresa de análisis de tecnologías de la información Quocirca. Estas nuevas formas de comunicación se están convirtiendo cada vez más en una alternativa más cómoda, eficiente, buena para el medio ambiente y barata que los viajes de trabajo en la empresa. Por Raúl Morales.

Según un estudio llevado a cabo por la empresa de análisis de tecnologías de la información Quocirca, realizado a partir de datos del fabricante de sistemas de videoconferencia Tandberg, las empresas están viendo el crecimiento de peticiones de este tipo de sistemas entre sus empleados. Sin embargo, sólo una de cada cinco está invirtiendo en este tipo de tecnologías. El estudio se ha basado en 150 entrevistas hechas en noviembre del año pasado a 150 “seniors IT” del Reino Unido . Setenta y cinco de esas entrevistas se hicieron en empresas que ya tenían video conferencia y otros sistemas de comunicación visual. Las otras 75 se realizaron en compañías sin dichos sistemas. Cerrar un trato comercial cara a cara o hablar sobre un determinado proyecto con un cliente compartiendo mesa y mantel siempre ha sido del agrado de las empresas. Esto antes tenía sentido porque el coste de compartir información por métodos tecnológicos resultaba casi más caro que coger un avión e ir a ver a un cliente. Sin embargo, el coste y la complejidad técnica de la transmisión de información se está reduciendo enormemente en los últimos años, lo que está haciendo cambiar los métodos para relacionarse tanto dentro de la empresa como con los clientes.

E-mail a la cabeza
Según el estudio de Quocirca, el correo electrónico se ha hecho ya tan vital como el teléfono en la comunicación dentro de la empresa. De hecho, el 95% de las empresas que han sido estudiadas en el informe aseguran que en los próximos años seguirán incrementando el uso del e-mail. Pese a todo, el contacto cara a cara se sigue prefiriendo como medio de intercambio de información. Así, el 80% de los encuestados consideraban muy importantes las reuniones internas cara a cara frente a otros medios de intercambiar información. En el caso de reuniones externas, el método preferido es la llamada telefónica, con más de un 60%, seguida del correo electrónico, con algo más del 40% y en tercer lugar aparecen las reuniones presenciales, que no alcanzaban el 40% entre los encuestados. De aquellos encuestados que ya usaban la videoconferencia, el 80% declararon que ese tipo de comunicación refuerza las relaciones, aceleran las reuniones y hace que los participantes en ellas presten más atención. Respecto a la tecnología, el 64% reconocían que este tipo de tecnología se ha ido haciendo cada vez más asequible.

Más productividad
Las empresas que se deciden a apostar por la videoconferencia para que sus empleados se comuniquen lo hacen en primer lugar porque contribuyen a aumentar la productividad y ahorran tiempo (en ambos casos más de un 40%). Otro de los motivos por las que se inclinan por estos medios es que disminuyen el estrés de los empleados, al no tener éstos que hacer desplazamientos extra (un 20% aproximadamente). De esta manera, siempre según el informe, la ecuación trabajo-vida privada queda más equilibrada. Esta es la principal causa por la que en el 70% de las empresas en las que se hizo la encuesta se haya empezado a detectar un aumento de la petición por parte de los empleados de este tipo de tecnología. En cuarto lugar de este ranking estaría el reducir los presupuestos destinados a viajes, seguido de un interés por los “costes” (emisiones extra de CO2) que para el medio ambiente tienen a medio y largo plazo los viajes de trabajo. Las empresas que todavía no usan la videoconferencia creen que recortar gastos y las repercusiones positivas que puede tener el medio ambiente son los principales beneficios que tendrían si implantaran este sistema de comunicación.

Infraestructura conservadora
Según el informe, la decisión de implantar un sistema de videoconferencia o similar suele ser tomada por niveles superiores de la empresa, ya que no solo requiere una inversión tecnológica, sino también el destinar un lugar físico dentro de las oficinas. A este respecto, Quocirca asegura que los planes de inversión en infraestructura suelen ser bastante conservadores. Los sistemas de comunicación visual se encuentran más fácilmente en las grandes empresas, mientras que en las pequeñas y medianas resultan más difíciles de ver. Para las primeras, la mejora de la productividad y la mejora de la eficiencia suelen ser las principales razones para apostar por este sistema, frente al ahorro en el presupuesto para viajes.