09 junio 2008

Fundamentos de Gestión Documental

http://www.itd.es/Informacion/GestionDocumental.aspx
"Las organizaciones a menudo fallan al no comprender que su efectividad puede mejorar drásticamente si los procesos que soportan su operación están bien gestionados y automatizados"
1 Características del Producto - Utilidad
2 Beneficios para el Cliente. Ventajas
3 Mercado Objetivo y Competidores

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Características del Producto - Utilidad
¿Qué es la Gestión Documental?

Toda oficina depende de documentos y archivos para comunicar y almacenar información, por lo que un problema muy común es la gestión y el almacenamiento de los documentos y archivos que se van almacenando y necesitan ser conservados.

La gestión documental de los archivos en papel y de los archivos electrónicos es una clave importantísima para la búsqueda del éxito en los mercados de negocio cada vez más competitivos de hoy en día. Además, la necesidad de control en el acceso a los datos, su monitorización y la necesidad de auditoría para el cumplimiento de la L.O.P.D. (Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos) hacen imprescindible un medio de centralización y protección de los archivos que contengan datos personales, tanto en medio físico como electrónico.

Cualquier producto de gestión documental debe ser diseñado para permitir el cumplimiento de la LOPD por parte de una empresa o particular que base su documentación su uso. En concreto, debe ofrece los mecanismos necesarios para:
Control de acceso a los datos mediante identificación: usuario/clave
Monitorización y registro de todas las operaciones realizadas por los usuarios que acceden al programa
Generación de listados del registro de operaciones para auditorías de seguridad
Generación de copias de seguridad semanal
Utilidad Una vez organizados y almacenados los documentos, debe ofrece los mecanismos necesarios para la localización sencilla y rápida de uno o varios documentos determinados.
Mediante la búsqueda a través de los índices, fecha de creación, y la posibilidad de los caracteres comodín para búsquedas parciales, mostrará todos aquellos documentos que cumplen el criterio de búsqueda, independientemente de donde estén almacenados.
Los índices de cada documento pueden ser rellenados durante la importación o creación, o después, realizando una búsqueda de los documentos cuyos índices están vacíos para a continuación introducirlos. La indexación (o introducción de índices) está diseñada para ser los más dócil y flexible posible, existiendo herramientas para la indexación automática de documentos que tengan los mismos valores en determinado índice.
Una vez localizado un documento, debe permitir navegar por todas sus páginas, imprimirlas, reordenarlas, copiarlas o moverlas a otro documento, mandarlas por email, exportarlas a otro formato o borrarlas.
Tras todo esto, debe considerar el tratamiento de los documentos desde su alta en el sistema, hasta su explotación, ofreciendo las herramientas apropiadas en cada caso.
En resumen, el énfasis de la necesidad de un sistema de Gestión Documental se vuelca en el incremento a todos los niveles de: Productividad, eficiencia y ahorro de costes.
Características Principales Basándose en la filosofía de la protección del acceso a los datos, debe disponer de los medios y las herramientas necesarias para gestionar eficientemente cualquier sistema de archivos ofreciendo una organización jerárquica y un motor de búsqueda para facilitar la localización inmediata de los documentos. La jerarquía de ofrece una organización basada en Bibliotecas, Carpetas, Documentos y Páginas:
Página: una página es una imagen electrónica: JPG, BMP, TIFF...; o cualquier fichero de cualquier otro tipo: EXE, TXT, HTML, DOC, EML...
Documento: un documento está constituido por una o varias páginas. Cada documento tiene unos valores o índices que indican la información que contiene. Estos índices nos permiten identificarlo y poder localizarlo en una búsqueda.
Carpeta: una carpeta contiene documentos y define el tipo de datos o índices que van a tener todos los documentos incluidos en ella. Los índices pueden ser de cualquier tipo definido por el usuario: fecha, texto, entero, decimal y autoincremental. La carpeta define el tipo de los índices y el documento contiene la información de cada índice.
Biblioteca: una biblioteca es una agrupación de carpetas. Sirve como mecanismo para agrupar o distinguir grupos de carpetas.
Mediante esta estructura se organizan los documentos y un administrador puede decidir a qué carpetas va a acceder cada usuarios, ofreciendo un mecanismo adicional para permitir o no el acceso a determinada información, aunque el usuario tenga permiso para acceder al programa.
Herramientas Una vez se ha decidido qué estructura se va necesitar para el almacenamiento de un conjunto determinado de documentos, son necesarias herramientas para poder incorporarlos. Las herramientas disponibles ofrecerán al usuario las siguientes funcionalidades:
Administración de Bibliotecas
Administración de Carpetas
Administración de Usuarios
Alta de Documentos desde TWAIN (escáner, cámara digital, capturadora de vídeo...)
Alta de Documentos desde archivos de disco (cualquier fichero de disco, CDROM, DVDROM, Floppy...)
Búsqueda de Documentos, a través de los índices
Procesamiento de imágenes, para el retoque fotográfico de las imágenes almacenadas
Generación de CD con el contenido de una o varias carpetas seleccionadas, junto a la posibilidad de incluir un Token, o aplicación independiente para sólo consultas
Agenda de recursos
Mensajería Interna
Cada herramienta posee a su vez multitud de opciones para asegurar que cualquier necesidad para el tratamiento de los documentos esté cubierta.
Especificaciones Funcionales
Servidor Motor de BD para el almacenamiento y gestión de los datos y procesos del sistema. Instalada en un SGBD como Oracle o SQL-Server, mantiene la lógica y las operaciones de los datos del lado del servidor de un sistema cliente-servidor. Dispone de las siguientes funcionalidades:
Base de Datos y Motor de Decisiones: Validación de reglas y encaminamiento de actividades, equilibrado de cargas y eficiencia.
Cliente Aplicación Cliente que será el interfaz entre el usuario y el sistema de Gestión Documental. Administra las comunicaciones con el servidor y el listado de tareas o actividades priorizadas. Dispone de los siguientes módulos:
Alta de Documentos Creación de nuevos documentos con posibilidad de preindexación automática. Los documentos pueden ser añadidos desde escáner, capturadora de vídeo o desde archivos de disco. Un documento es insertado en la carpeta seleccionada.
Búsqueda de Documentos Búsqueda de documentos, permitiendo especificar la biblioteca o la carpeta. Producirá un listado con el resultado de la búsqueda a través del cual localizar los documentos. Permite búsqueda mediante índices de documentos, con herramientas de búsqueda avanzada por identificadores, fechas, operadores AND, OR, NOT… Búsqueda en base a campo de texto abierto (Open-Text) para localización por conceptos o palabras clave. Listado de búsquedas favoritas por usuario.
Navegación de Documentos Una vez seleccionado un documento en la pantalla de búsqueda se podrá acceder a su navegación, permitiendo las operaciones de avance/retroceso entre páginas, lanzamiento de archivos, edición de imágenes, copia/movimiento a otros documentos, envío por email y zip… Los documentos, consistentes en un número de páginas distintas para cada uno, podrán ser navegados a través de un listado de imágenes en miniatura. Las páginas podrán ser consultadas simultáneamente por distintos usuarios, pero solo uno podrá realizar cambios y actualizar una página concreta, en el mismo instante de tiempo (Check-In, Check-Out)
Administración de Usuarios Los usuarios tendrán definidos sus niveles de privilegios indicando si son usuarios del sistema o si solo tienen acceso para búsqueda, indexación, alta pública... Cada usuario pertenece a un rol: administrador, supervisor, operador o consulta.
Administración de Carpetas y Bibliotecas Administración para el alta/baja de carpetas o bibliotecas y su información asociada. Se definirán los tipos de datos (metadatos) asociados a los documentos que pertenezcan a una carpeta determinada. La jerarquía de los documentas comienza por una biblioteca, la cual contendrá distintas carpetas. En las carpetas se definen los metadatos, siendo las carpetas las que contendrán los documentos.
Exportación de CD Exportación a formato CDROM configurando el tamaño disponible del dispositivo de destino. Generará un directorio para posteriormente grabarlo mediante aplicación externa al sistema. En Windows XP se podrá grabar directamente utilizando el interfaz de grabación del sistema operativo.
Exportación/grabación directa a CDROM Grabación directa a CDROM a través de interfaz propio del sistema, controlando todo el proceso sin necesidad de poseer Windows XP u otros programas de grabación de CDROM.
Importación de CD Importación de dispositivos previamente generados con el sistema. Permitirá la importación selectiva o completa, existiendo la posibilidad de solo copiar los valores de los índices y mantener las imágenes y los archivos en el dispositivo externo.
Indexación Herramientas de creación o modificación de metadatos asociados a los documentos. Permite varios modos de funcionamiento para ayuda en la introducción masiva de datos: indexación automática, mantener datos de índices, mantener posición de índices...
Hojas de Control Las hojas de control sirven para automatizar el proceso de escaneo de documentos. Una hoja de control es una hoja en papel impresa con diversos gráficos que indicarán al módulo de escáner diversos parámetros tales como: separador de documento, brillo, contraste, resolución, tamaño de página...
Estadísticas de BD Generación de estadísticas resumidas de varios parámetros importantes de la base de datos: tamaño ocupado, nº de páginas, nº de documentos, nº de usuarios...
Agenda de Recursos La agenda podrá ser de dos tipos: usuario del sistema o de recursos. Una agenda determina los días en los que un usuario o recurso dispone de un evento (cita, reunión…). Los eventos podrán ser configurados para generar avisos automáticos. Se pueden imprimir los calendarios por años, y los eventos por días seleccionados.
Mensajería Interna Un usuario podrá enviar mensajes a otros usuarios conectados o no en ese momento al sistema. Si se está online el mensaje aparecerá en el listado de mensajes del usuario destinatario de forma inmediata. Si el destinatario no está conectado, el mensaje aparecerá la próxima vez que entre al sistema. En pantalla aparecerá el listado de mensajes, indicando si han sido leídos, mostrando el origen, fecha, hora del envío...

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Beneficios para el Cliente - Ventajas

La finalidad es ofrecer un medio eficaz y potente para solucionar los distintos problemas que plantea la gestión documental de una empresa, tanto en cuestiones de ahorro de espacio físico y económico como de seguridad y protección del acceso a los datos.

Cada vez hay más empresas con la necesidad de organizar y manejar eficientemente toda la información que generan.

La gestión de la documentación Con sistemas de adquisición de datos vía TWAIN (escáner, cámara digital, microfilmadora digital…), con módulos de OCR, ICR, OMR, indexación automática y exportación e importación de imágenes de otros sistemas la aplicación documental se constituye como una plataforma que centraliza el tráfico de información electrónica dentro de una empresa y organiza dicha información en una estructura jerárquica definida por los usuarios. Esta jerarquía organizativa junto a los niveles de privilegios que se pueden definir para cada usuario permite una gran flexibilidad a la hora de establecer quién accede a determinada documentación. La documentación ya no se basa tan solo en archivos de imágenes provenientes de un escáner, sino que se pasa al concepto de información electrónica que abarca todos los archivos de cualquier tipo que se deseen almacenar, desde imágenes pasando por ficheros de texto, emails, vídeos, sonido...

Permitirá el escaneado masivo con exportación a cualquier tipo imagen (jpg, tiff, bmp…) y máscaras de nombrado automático de ficheros. Admite dispositivos compatibles con TWAIN 32 y ofrece un interfaz sencillo e intuitivo que permite operaciones automáticas sobre las imágenes escaneadas (giro 90º, 180º, 270º, niveles automáticos de color y grises, realce de texto…) y operaciones a posteriori (giros, conversión B/N, filtros de realce…).

Dispondrá de herramientas específicas para facilitar en la medida de lo posible el proceso de indexación, pudiendo proporcionar los datos de forma semiautomática. Los resultados finales pueden manejar millones de documentos, por lo que están disponibles herramientas de exportación que permiten segmentar los datos y su salida del sistema mediante CD-ROM o DVD-ROM autónomos.

La problemática del sobrevolumen de papel La explotación y búsqueda de información dentro de una empresa lleva consigo el uso de una ingente cantidad de papel que llega a ser a veces un peligro para la organización de los trabajos que se realizan, junto al coste del almacenamiento y las posibilidades de pérdida de datos a pesar de disponer de una buena organización del espacio físico y el movimiento de los propios papeles. Esta aplicación centraliza y controla el inmenso volumen de información que entra en una oficina diariamente y minimiza el tráfico de papel al mínimo necesario a través de un sistema de mensajería interna mediante el cual un documento no se desplaza físicamente de un lugar a otro, sino que cada usuario en su terminal recibe automáticamente un listado con los documentos que de otro modo vería entregados sobre su mesa. Como en todo tráfico de papeles, siempre hay la posibilidad de filtración de información y esta aplicación elimina la posibilidad.
Ejemplo de las distintas fuentes de documentos que se pueden utilizar:
Librerías de fotos Documentos legales y de la empresa
Notas de reparto y facturas Archivos de personal
Documentos clientes-proveedores Planos y dibujos técnicos
Informes generados por ordenador Manuales y listas de piezas
Expedientes de pacientes y notas médicas Solicitudes y registro de seguros
Archivos de inventario y stockage Transacciones de ventas y tarjetas de crédito
Recibos de cuentas bancarias y cualquier otro tipo de documento posible...
Ventajas Directas
Reducción significativa de los tiempos de respuesta, ya que se eliminaría el tiempo requerido para trasladar documentos de un lugar a otro.
Reducción significativa de los costes asociados al gasto de papel, el espacio de almacenamiento de documentos y al transporte de documentos vía correo, empresas de envío de documentos, mensajeros, etc.
Centralización de los datos en un entorno protegido del acceso de personal no autorizado
Control del acceso a los datos. En todo momento se podrá saber qué usuario ha accedido a determinado documento.
Reducción del espacio de almacenamiento físico necesario. A modo de ejemplo, tres estanterías de papeles cabrían en un solo CDROM.
Búsqueda y localización inmediata de documentos, sin necesidad de movimientos físicos, y posibilidad de búsquedas condicionales basadas en los metadatos (índices).
Ventajas por Concepto
Espacio: Permite, por la eliminación de papeles o por la ya inexistente necesidad de archivo in situ, destinar el espacio antes dedicado a almacenamiento de documentación a la actividad empresarial a la que se dedique.
Tiempo: Organizar y archivar sus documentos le suponen al año gran cantidad de horas perdidas en algo que no es propiamente su actividad. Buscar documentos que no aparecen o pedir duplicados de información suponen también en muchas ocasiones perder un valioso tiempo. La información tratada de modo informático acaba con estos inconvenientes.
Seguridad: Un sistema de este tipo evita de modo definitivo el extravío de información y documentos. La realización periódica de copias de seguridad informáticas permiten duplicar sin esfuerzo y recuperar, en caso de necesidad, todos los documentos
Transporte y envío de documentos: En un CD se pueden almacenar más 6.000 páginas de información, lo que permite transportar sin esfuerzo grandes cantidades de información de un sitio a otro. Por otro lado, los documentos en formato digital pueden ser enviados a través de Internet, llegando en cuestión de minutos a su destino.
En resumen, garantizará la reducción de costes y el aumento de la productividad.

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Mercado Objetivo y Competidores
A qué clientes va dirigido y cuantificación El movimiento de información dentro de una empresa siempre es algo crítico y crucial por lo que esta aplicación ofrece un sistema de comunicación y organización de todos los tipos de información que se van generando en los quehaceres de un día de oficina: reuniones que generan bocetos, comentarios, ideas; albaranes, facturas, faxes que hay que almacenar; emails, direcciones de contactos, clientes, proveedores; publicidad recibida y que interesa almacenar o estudiar… Basándose en la organización jerárquica y proporcionando los medios para introducir la información en el sistema, permite no solo almacenar, sino agrupar y no perder información que proviene de distintas fuentes y es posible consultar de forma organizada y rápida por las personas que tengan privilegios para ello. Junto a la propia gestión de imágenes a través de escáner se encuentra la posibilidad de gestionar recursos de la empresa tales como salas de reuniones, ordenadores, personal… en definitiva los recursos que deben ser compartidos, todo a través de una agenda de planificación.
Debido a que el mercado se vuelve cada vez más sofisticado, actualmente las empresas están realizando fuertes inversiones en tecnología con el fin de ofrecer un mejor servicio a sus clientes, reduciendo al mismo tiempo sus costes de operación. Las empresas planifican alcanzar estos objetivos desarrollando o adquiriendo aplicaciones eficientes orientadas al cliente, a la comunicación y coordinación interna, y haciendo que los canales de distribución sean más eficientes y rentables. Para lograr alcanzar estos objetivos es necesario realizar una adecuada Gestión Documental, que permita evolucionar y mejorar la forma en que se utiliza la información Como se expuso anteriormente, estará orientado al incremento de la productividad, y la reducción de costes, por lo que su potencial estriba en abarcar todo el ámbito empresarial: administraciones, aseguradoras, asesorías, consultorías, bancos, empresas de marketing, Call Centers, fábricas, empresas productoras y/o consumidoras… y como ejemplos de aplicaciones específicas:
Aseguradoras Consultorías
Gestorías Empresas Tecnológicas
Despachos de abogados Administraciones
Notarías Clínicas
Almacenes de Logística Bibliotecas
Bancos Archivos históricos...

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